开会前写的材料叫什么？ 开会前的准备工作
会议前期需要准备哪些东西？
1、会议场所具体地址提前告知与会人员；
2、会议室桌椅摆放整齐；
3、会议设备：笔记本电脑、投影仪、写字白板、音箱和话筒等；
4、会议资料准备（PPT）；
5、会议人员座位卡（双面）；
6、与会人员名单及签到表和笔；
7、水果和水；
8、水果和水
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怎样准备开会前的资料
开会前的准备
会议是否成功，最重要的关键因素是在准备工作。
开会前的准备
1、 设定开会主题，以及预期的成果；
开会总是有原因的。同时，明确的预期成果能使所有与会者在会议当中，有所遵循。
2、决定是否召开会议；
开会是不是最佳达成目的的方式？议题是不是复杂，需不需要多方协助？有没有其他方法？例如一对一沟通，电话，或送一份资料就可达成目的？
3、设定议程，决定议题及列下所有的议题；
事先想一想在各个议题可能产生的讨论。例如，讨论问题时，先准备一些解决问题的步骤等，预估各议题的进行时间，然后选择进行方式。
4、指定与会者名单与角色分派；
与会者通常是能提供资讯、专业、作决策或受到决策影响的人，还有，有可能会阻碍到决策影响的人。同时，角色的分派要明确。
5、会议的场地及时间；
事情的紧急程度，与会人的行程及离开工作岗位的影响，以及场地的可使用时段都要考虑。重要的议题，一早进行，可以充分发挥与会者的精力，尽量安排2小时左右开完会。如果人/地/物不能配合，可考虑能否延期开会。
6、通知；
在开会2—3天前，把完整的会议通知连同辅助材料送给所有与会者。议程愈明确，与会者愈容易准备开会所需的资讯。事先确认其他人开会时所需的设备及准备。先放一些容易达成的议题，使人一开始就有成就感。同时，难度高的议题也要放在前面，因为大家精力旺盛，思维活跃。在会议结束前，放一些促进合作的议题。
上司外出开会前秘书应做哪些文书材料方面的准备
秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：
接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；
撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；
会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；
将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。
秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。 秘书就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。
核心竞争力：
知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。
技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。
经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。
职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。
文员相对来说所做的工作就会比较简单一些，通常是做打印文件资料、接听电话、传真复印之类的事情~
每个公司的文员定义是不同的,有的是只是打打字整理整理文件,有的是行政,后勤都管的,管的多.
秘书:《辞海
召开会议需要准备什么物品？
1、桌椅，名牌，茶水。桌椅是最基本的设备，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即名牌，让与会人员方便就座。
2、签到簿，名册，会议议程。签到簿的作用是帮助了解到会人员的多少，分别是谁，一方面使会议组织者能够查明是否有人缺席，另一方面能够使会议组织者根据签到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名册可以方便会议的主席和与会人员尽快地掌握各位参加会议的人员的相关资料，加深了解，彼此熟悉。
3、黑板，白板，笔。在有的场合，与会人员需要在黑板或者白板上写字或画图，从而说明问题，虽然视听设备发展得很快，但是传统的表达方式依然受到很多人的喜爱，而且在黑板或白板上表述具有即兴、方便的特点。
4、各种视听器材。投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。在召开会议前，必须先检查各种设备是否能正常使用，如果要用幻灯机，则需要提前做好幻灯片。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
5、资料、样品。如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。西安会议策划公司认为比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点。