众多企业在差旅管控上存在诸多痛点,如何解决? 差旅费用报销哪里做得好
差旅管理痛点在哪,如何解决?
对于员工体验来讲,报销本身就是一个繁杂的事务型工作。我觉得好的报销体验,就是和报销说再见!站在企业角度来讲,为什么要员工报销?是因为企业要对员工的费用有把控,所以需要员工按照公司的规章制度填写好报销单,贴好发票,然后就是一段长时间的审批流程。其实这个过程里,最容易发生的就是超规,虚假报销的情况,因为这是事后管理,员工在实时消费时是不受控制的,只要发票能开具好,即可想办法回公司报销!当然这指的是少数人,而相信对员工最大程度的影响还是要花很多时间精力放在收集发票,贴发票,等报销的过程中!我认为,现在企业应该要对企业消费有清楚的认知,我们要让员工不要碰钱,不要碰票,通过工具平台,让员工可以从报销里解脱出来,让财务和领导对企业支出有事实把控的能力,从而整体提升企业办公效率,节省各方面成本!
企业差旅出行的完美解决方案有哪些?
中小企业的差旅市场还是有前途的,差旅管理不仅是企业的事情,更是员工的事情,员工垫资出差,回来各种发票报销很麻烦,财务审核很麻烦,总有发票不合规,企业老板不能把控差旅实际情况,造成差旅管理成本不可控,效率还十分低下。差旅市场最重要的也就是解决这些问题吧。近两年也冒出很多差旅管理企业,大家都认识到了企业差旅的痛点,现在就是看谁解决的彻底一些。目前国内比较有名的还是携程商旅,处于行业内的龙头地位。
企业差旅费用管控难点在哪里?
有几个方面的难点才会造成这么混乱的局面:
1、公司当时对于出差标准制定是非常不明确的,
只有一些很书面的条条框框在政策里面,让员工在申请的时候根本就没有把控。比如说什么样的人到什么地方出差,可以住什么样的酒店,坐什么样的交通工具,有什么样的补贴,都是非常不明确的。如果公司有一个很详细的制度,让大家一目了然的就知道,我这个级别可以做怎么样的安排。那么在行程审批之前其实就已经开始在做管理了,对于后面财务人员在做报销的时候也就会顺畅很多。
2、预算非常不到位。
虽然在差旅费用单里面也会让员工写预算,可是大家都不知道这个预算到底起什么作用的,因此都不重视,所以随便写了个数字在里面,和实际结算有时候差距较大。
3、核销制度也是不完善的。
就算前期标准、预算有了,没有核销去管控,还是属于管理的不够好。也就是说当时财务部门在设计整个差旅费用报销的制度不规范,比如说报销需要怎样的手续,填什么样的单子,保证什么样的文件一致才膨够报销等等。在当时好像都没有非常明确的规定。
4、对于制度完善的操作完善的好不好有没有一个奖惩措施。
对于差旅费控制的好和不好也没有很明显的一个区别。做得好和不好大家都是—个样的话。我还操这个心干什么,时间长之后这个规矩就坏掉了。
解决措施
首先我们会按照区域按照人员按照级别去进行划分,一般出差费里面最常见的就是住宿费、交通费还有伙食补贴费等等,这个是每个企业都会碰到的标准上的问题。
中国那么大,我们能用—个统—的价格吗,显然是不行的,在这个时候一定要考虑要和实际清况结合。所以前期是需要对自己公司经常踏足的那个板块和区域要去进行市场调研,收集大量的信息。然后再按照公司内部,按照职务、职别、区域进行划分,比如按中心城市、偏远城市进行划分,因为在北京住宿和二三线城市住宿的价格是不可能一样的,为了考虑到更加符合业务部门的实际的一个情况,在充分的考虑到不同的地区不同的岗位等不同的情况下,对员工能享受的标准分别进行制定的标准才会比较贴近实际,而且是比较可执行的、合理的、可以操作的,这样的制度颁布下去,大家在能够乐于遵守。
1、有了大标准之后我们要开始对每一项费用进行区分,
首先大的交通板块,交通费肯定首当其冲,现在的交通工具我们知道的主要就是飞机、高铁、动车还有一些城市间的交通,以前还有轮船,现在坐船的比较少了。员工就要对这些实际的清况进行区分,所以当时结合这个制度再加上费用低作为优先考虑的原则,比如说这个公司的原因要去北京出差,淡季机票打折的时候栗价只有300多,比起坐高铁原价就是500多的时候,像这种时候就会允许我们的员工去坐飞机,虽然说这个员工级别不够的,但如果现实机票价格确实比高铁的价格要划算,这个时候就应该多—个选择权,去做择优处理。另外一块就是在出差中很常见的一块费用可能是我们的餐费。
从财务的角度来说制度制定的越明确,发生的是实际工作中使用的合情合理的费用,税务查也不会有税务风险。所以对千餐费补贴的标准也是—样,A公司最后对于不同的出差地区的价格、水平做了三餐不同的标准区分。
2、制作很详细的制度后,A公司就可以对差旅费的费用进行很好的把控。
同意审批流程也需进行完善,还要明确企业费用报销特殊事项的处理方案,以及强化我们财务监督和服务的一些职能。经过这样的整合和管理,A集团的差旅费用每年都有—定的进步,当然这不是说—个部门的—个努力,是所有部门共同的努力才可以去达到的这样的一个结果。
中小型企业针对专业差旅管理系统的需求是什么,迫切想解决哪些问题,有何解决之道?
专门的商旅服务商携程商旅根通过调研近千家中小企业,得出企业内部员工出行痛点,是希望将“审批、预订、支付、报销、数据”五大流程进行智能化、模块化管理,实现差旅流程的“一体化、自动化”。携程商旅管理系统通过四个方面来进行实现这个目的。一是通过系统对接,实现外部差旅管理系统与企业内部的OA系统等信息化系统的无缝对接,员工无需登录外部差旅系统即可查询预订,出差审批和差旅预算管控信息自动同步。二是是全流程服务,实现员工可以预订机票、酒店、火车票高铁、签证,进一步整合企业租车、企业包团、奖励旅游等企业因公业务,而这些产品的预订,公司与携程商旅等公司合作月结结算,员工无需支付任何费用,一键出行,一键预订,员工说走就走;三是全流程管理,预算控制:实现企业差旅政策遵从、差旅数据分析以及差旅全流程服务,到财务报销和预算管理的无缝连接和过程控制,从无序向事前预测,事中服务,事后报告转变。四是注重细节服务,提升出行体验,这一理念与携程商旅的服务理念完全一致,为此,携程商旅推出一整套的VIP差旅服务流程,让出行便捷、舒适、贴心,全流程无缝服务。对于出差人员,可以享受代办值机等个性化贴心服务,充分利用差旅助手,短信提醒、行程报告自动生成等贴心功能,这些小细节的服务极大的提高了差旅人员的工作效率和使用体验。